Introduccion a las Bases de Datos Relacionales

Introducción a las bases de datos relacionales.

Definición y Terminología.

Base de Datos

Se puede definir como una colección de datos y objetos relacionados con un tema o propósito determinado. Por ejemplo, los datos completos de los empleados de una empresa, de los productos del inventario de un almacén, los de las casas registradas en una inmobiliaria, o de los huéspedes registrados en un hotel. Se puede deducir, por lo tanto, que casi todas las empresas necesitan almacenar la información que manejan de una manera organizada, y una base de datos es la herramienta óptima para este fin.

Base de Datos Relacional

Es una colección de datos cuya característica principal es que los datos pueden almacenarse y administrarse en forma de tablas. Al hablarse de bases de datos relacionales, significa que se pueden crear relaciones entre las tablas de las bases de datos. Una relación entre tablas consiste en que algunos registros de una tabla tengan datos en común con registros de otras tablas, permitiendo un manejo más eficiente y sin redundancia.

Tabla

Es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos relacional. En Access, una tabla es un objeto que almacena datos en filas y en columnas. Las filas se denominan registros y las columnas campos. Los datos almacenados en una tabla se refieren a un tema determinado dentro de la base de datos, por ejemplo, datos personales de los empleados, horas extras trabajadas por cada empleado, las distintas dependencias de la empresa, las ciudades donde opera la compañía , datos de los proveedores de un almacén, datos de clientes. El éxito de un buen diseño de base de datos esta determinado por lo consistentes y lógicas que sean las tablas que implementemos.

Campo

Es el componente de una tabla que contiene un elemento específico de información. Por ejemplo, nombres, apellidos, direcciones, ciudades, códigos de productos, valores de productos, etc. En una tabla los campos corresponden a las columnas.

Registro

Un conjunto de datos (atributos) acerca de un evento, persona, lugar, o algún otro elemento en una tabla. Por ejemplo, datos personales de un empleado, datos particulares de un producto. Cada registro contiene todos los campos de la tabla que lo contiene. Los registros en una tabla corresponden a las filas.

Consultas

Una consulta es la acción a través de la cual se puede localizar información contenida en una base de datos.

Formularios

Un formulario es un formato usado para adicionar, modificar o consultar información bajo criterios personalizados por el usuario.

Informes

Un informe es usado para imprimir los registros almacenados en una base de datos, utilizando un formato personalizado por el usuario. Los informes permiten agrupar registros, mostrar totales para los grupos o para el informe completo, etc.

Macros y módulos.

Una macro es una lista de acciones diseñadas por el usuario y que Access realiza en forma automática. Se puede interpretar como un comando, que al ejecutarlo, desarrolla una serie de acciones en un orden específico automáticamente. Un módulo es una colección de uno o más procedimientos de Access Basic (el lenguaje de programación de Access), desarrollados al programar una aplicación en Access.

Creación de Tablas y sus relaciones

 crear_tabla

Una tabla, como se explicó en el anexo anterior, es el lugar donde se almacenan los datos sobre un tema determinado, por ejemplo, empleados o pedidos. Cada registro contiene información sobre algo específico, por ejemplo los datos personales de un empleado.

Los registros a su vez, están conformados por campos como nombres, direcciones teléfonos, entre otros. Access permite un máximo 255 campos por tabla.

Cuando se crea una tabla, lo que se está creando en un principio es su estructura, es decir, un formato en el cual se especifican, los nombres de los campos, los tipos de datos que éstos almacenarán, y una serie de propiedades especiales para cada campo. Los datos, es decir, los registros, se introducirán después.

La ventana de la base de datos muestra todos los objetos (Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos) que componen una base de datos Access. En la figura podemos observar que hemos seleccionado el objeto “Tablas” de la lista de objetos en el panel izquierdo, y en el panel de la derecha aparecen las opciones correspondientes para el objeto que hayamos seleccionado. En este caso, aparecen tres opciones para crear una tabla, seguidas de las distintas tablas que hayamos creado hasta ahora en nuestra base de datos.

Crear una tabla utilizando el asistente para tablas.

El Asistente para tablas trae prediseñadas varias tablas de uso frecuente, ayudando de esta forma, en la creación de las mismas.

El Asistente para tablas realiza una serie de preguntas sobre los campos que se desean incluir en la tabla y posteriormente la crea en forma automática.

Para crear una nueva tabla usando el Asistente, se deben ejecutar los siguientes pasos:

  1. En la ventana de base de datos, hacer click en el objeto “Tablas” del panel izquierdo.
  2. En el panel derecho hacer doble-click en la opción “Crear una tabla utilizando el asistente”.
  3. Seguir las instrucciones del cuadro del asistente. Inicialmente debe elegir la categoría de la tabla que mas se ajuste al tema que queremos crear.

Luego debemos seleccionar cada campo que deseemos haga parte de nuestra tabla. En la lista aparecen todos los campos afines con la categoría elegida, pero solo debe seleccionar los que usted realmente considere necesarios.

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada.

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas.

 http://www.aulaclic.es/access2007/vb3/crear_tabla.htm

 Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc…

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:

 

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.


Una respuesta to “Introduccion a las Bases de Datos Relacionales”

  1. Para quien este interesado tambien podran ver el siguiente video tutorial en aula clic da clic en este enlace o copia y pega el siguiente enlace http://www.aulaclic.es/access2007/vb3/crear_tabla.htm

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