Las llaves de acces o clave principal

access

Establecer la clave principal

La clave o llave principal de una tabla, está compuesta por uno o varios campos que identifican en forma única cada registro almacenado.

Se utiliza como clave principal un campo que contenga valores que no se repitan para cada registro, por ejemplo, en la tabla Empleados el campo Núm. de Empleado, es la clave principal de esta tabla.

El uso de clave principal en una tabla trae las siguientes ventajas:

  • Access crea automática mente un índice para el campo clave principal, esto permite acelerar las búsquedas sobre la tabla.
  • Cuando se observen los datos ya sea a través de la Hoja de datos o de un formulario, los registros se mostrarán ordenados según la clave principal.
  • Cuando se adicionen registros, Access no permitirá introducir valores repetidos ni nulos en el campo clave principal, asegurando de esta forma que cada registro sea identificado en forma única.

Se deben ejecutar los siguientes pasos para establecer la clave principal:

1. Hacer click en el campo que se va a establecer como clave principal. Si se va a crear una clave principal de varios campos, se oprime la tecla <CTRL> y haciendo click sobre cada campo se van seleccionando los campos.

2. Por el menú edición, elegir Establecer clave principal (o desde la barra de herramientas hacer click en el botón Establecer clave principal).

Access colocará un indicador de clave, a la izquierda del campo o campos señalados como clave principal.

Cambiar la clave principal

Para cambiar la clave principal de una tabla, se debe:

1. Dar click sobre el campo que se desee establecer como nueva clave principal.

2. Dar click sobre el botón en la barra de herramientas llamado Establecer clave principal.

Automáticamente, Access cambia la marca de clave principal hacia el nuevo campo. Todo este proceso debe ser realizado estando en el modo Presentación Diseño de la tabla.

Eliminar la clave principal

Para eliminar la clave principal, se debe:

1. Estando abierta la tabla en el modo Presentación Diseño, elegir del menú Ver, la opción índices (o en la barra de herramientas, hacer click en el botón índices).

Access mostrará la ventana índices. Si la tabla tiene clave principal, aparecerá en la columna Nombre del índice, el nombre de Clave principal (Primary key).

2. Dar click sobre el selector de fila a la izquierda del nombre del índice, y luego oprimir la tecla <SUPR>.

3. Cerrar la ventana índices, oprimiendo click sobre el botón índices en la barra de herramientas.

Cuando se guarda una tabla, si no se ha definido una clave principal, Access advertirá esta situación y sugerirá que se cree una. Si Access la crea, lo que hará será crear un campo tipo Contador, al cual se le asignará la clave principal. Una tabla puede almacenarse sin clave principal, pero si luego va a ser parte de una relación, ésta no podrá establecerse por la falta de ella.


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