Herramientas De Access / Exportar e Importar datos

Analizar Tablas

Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseño de datos. Este curso no pretende enseñar a diseñar una base de datos (más que un tema necesitaríamos un curso entero) pero podemos apuntar algunas características que deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseño.

Uno de los objetivos a alcanzar cuando se diseña una base de datos es que no exista redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, a parte de generar más espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos.

Veámoslo con un ejemplo: Imagenemos una tabla de facturas con los campos número de factura, fecha, importe, iva, cliente, domicilio del cliente, teléfono del cliente, más datos del cliente… Cuando un cliente tenga varias facturas, su nombre, dirección, teléfono y más datos estarán repetidos en la tabla; y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendrá el mismo nombre, domicilio, teléfono, etc en todas sus facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia.

¿Qué nos puede provocar esta redundancia?

1. Más espacio ocupado en disco.

2. Si cambia el teléfono del cliente, habrá que cambiarlo en todas sus facturas, lo que genera mayor tiempo de proceso, y lo que es más grave, si se nos olvida cambiarlo en una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el teléfono incorrecto).

3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habría que volver a introducir sus datos con el engorro que supondría y el peligro otra vez de equivocarnos y generar otro error en los datos.

… Podríamos enumerar más problemas pero pienso que habrá quedado claro que la redundancia no es buena y que cuando diseñemos nuestras tablas hay que evitarla.

 

La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseño de nuestras tablas.

Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartirá los datos en varias tablas, relacionándolas, y de esta forma podrás almacenar tus datos de una forma más eficaz eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se crearía una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y así los datos de un cliente concreto estarían almacenados una sóla vez y las tablas de facturas y clientes estarían relacionadas por el campo código de cliente.

 

Hay que tener en cuenta que será mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y “adivinar” mejor un diseño mejorado.

 

Como cualquier programa corrector, este nos ayudará ya que puede detectar muchos errores pero no se garantiza al final una base de datos óptima porque casi siempre existen determinadas circunstancias que el programa no podrá “adivinar”. Cualquiera que haya utilizado un corrector ortográfico sabe que te corrige la mayoría de las faltas pero no te garantiza un documento libre de faltas de ortografía al cien por cien.

 

Para ejecutar la herramienta, en el menú Analizar tabla de la pestaña Herramientas de base de datos.}


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